記事投稿 2020年5月19日
最終更新 2020年5月19日
どうも、仕事の話、強化月間？にしたいと思い立ったゲ２（げっつー）と申します。
愚痴を愚痴じゃない形にして発散したいというのもあります（その愚痴、愚痴じゃない形になってる？）。
前回『振休消化の為に週休3日生活をしている自分が考える、週休3日できない人、できる人』を投稿してから、すぐに投稿しようと思っていたのですが、なかなか手がつかず。
ちょいちょい外に発散させていきたいので、ちょっと挑戦してみます。
今回は情報共有の話です。
正しく情報共有されていないと困る
どうにも部署に情報共有が上手くない人がいます。
その人はどうにも、人を使うのが上手くありません。
情報共有上手くない＝人を使うのが上手くない、なんて単純な図式ではないとは思います。
でも、人を上手く使えない理由のひとつが、情報共有の上手くなさなんじゃないかなとも感じています。
「え？それ、どこ情報？聞いてないけど」
「え？それってそういう方針になったの？」
「結局、それどうなったんや」
と思うことが多です。
非常に多い。
何故か担当者である自分を通さず話が進んでいたり、部下から「聞いてないの？」って言われたり、今期の方針がなにも説明されてなかったり。
そういうのが非常に多いです。
ちょっと腹立ちますよね。
まぁ腹が立つだけなら良いのですが、実際に困ることがあります。
自分に直接影響のある、全体に影響があるのに説明がされなかったり
一部の人にしか説明されなかったり
部分的にしか説明されなかったり
そういうのは非常に困ります。
先日もある出荷先の件で、トラブルが発生しました。
その出荷先からは、新型コロナの影響で受注量が大減少の状況です。
4月から出荷日数を減らすことで合意し対応していました。
新型コロナが落ち着いてきた（と思われる）から、次週より受注量が通常の6割程度までは回復するではないか、との情報でした。
ここまでは、ちゃんと情報共有されていました。
ところが、自分の知らぬ間に、出荷日数を元に戻す、という話になっていました。
それを傭車（つまり他社）の責任者から知らされました。
「え？聞いてないの？ほんとに？」
ほんとだよ。
出荷作業するパートさんに確認すると、そちらは情報共有されていました。
いや、部署内の担当責任者は自分なんだけど？？
と思っていたら、営業担当者から「当面は出荷日数減らしたままで行く」と連絡がきました。
あれ、おかしい……。
どうにも、上司が先走った対応をしていたようでした。
お陰様で、作業者も傭車ドライバーも大混乱……。
営業担当者から情報共有がされて、間違いは正されましたが、間違ったまま当日を迎えていたら大変なことになるところでした。
自部署内には先走った対応して、何も知らされない営業や事務の担当者。
営業は営業としての打ち合わせが、事務は事務で必要な段取りがあります。
情報の共有漏れや誤った情報が広まるのはマズイ。
それらに後から対応するのは非常に労力が掛かる。
自分に労力を掛けないようにし、人にきっちり動いてもらう（人を使う）為には、正しい情報共有が重要になります。
なんで、そうなっちゃうんですかね、他者を蔑ろにしているんですかね？（基本的にそう）
それとも、自分の存在、忘れられているんですかね？
情報共有を、少し過剰気味に、少し広域気味にしている
自分は、忘れたり忘れられたりすることが怖いので、少し過剰気味に、少し広域気味に情報共有するよう心掛けています。
少し過剰気味に
情報共有をする時は、こちらから情報共有し忘れ、こちらから情報共有したけど忘れられる、という展開を避ける為、しつこく情報共有するようにしています。
月に4回ほど、コンテナトラックでの大規模出荷があります。
1回の出荷が他との比較にならない物量なので、それなりに準備が必要になります。
それをうっかり忘れてしまうと大事になってしまいます。
なので、忘れられることのないように、しつこく、過剰気味に情報共有をします。
出荷の日程が決まると自分のところに日程表が回ってきます。
自分のところにきたら、
情報共有その1、担当作業者に口頭説明。
情報共有その2、日程表をコピーして担当作業場に掲示。
情報共有その3、部署のホワイトボードカレンダーに記入。
情報共有その4、直前に再度、口頭説明。
という対応をします（あと、自分のカレンダーにも記入）。
しつこい。
こう書き出すと、非常にしつこく見えます。
しかし、人はすぐ忘れてしまいます。
前日に話したことを、翌日に忘れているのは、ある意味当たり前です。
そして、当然忘れていることになかなか気付けないものです。
なので、しつこく、過剰気味に情報共有します。
口頭だけでなく、掲示など複数の情報共有をして、見て思い出してもらう機会を増やしておくことが非常に有効です。
あと、すぐ忘れる上司にはメール連絡の上、「メール送ったんですけど～」と口頭連絡することも重要です。
これは流石に過剰すぎてウザいやろ、なんやねんって思ってしまうのですが、
優秀な部下はメ ールを出したうえで 「メ ールでお送りしましたが 」とか 、 「メ ールは読んでいただけましたか 」と口頭で確認します 。そう言われたら上司も 、 「ごめん 、まだ読んでなかった 」とか 、 「どんな報告だったの 」と 、前向きに話を聞いてくれるでしょう 。
引用元：緒方 健介（2012）『どんなにバカな上司の下でも成長できる仕事術』
ということだそうです。
仕方がないね。
少し広域気味に
情報共有がある時は、関連業務なども考慮に入れて、なるべく広く連絡するようにしています。
前述したコンテナトラックでの出荷作業なら、担当作業者だけでなくフォークリフト作業者や部署社員全員にも情報共有しておくことで、協力要請がしやすくなります。
また、ある出荷先のことを営業担当にメールで確認する際は、To：営業担当、CC：事務担当でメールを出したり。
はたまた、部署全体に影響があることを、部署社員にメールで対応以来する際は、To：対応社員、CC：部署社員全員でメールを出したり。
情報共有する範囲基準は「もしかすると関係するかもしれない人」です。
絶対に関係するとは言い切れない。
でも、とりあえず情報共有しておくことです。
自分の知らない関連業務があるかもしれません。
また、なにかの拍子で関係していた時に、
「そういえばあんな情報共有されていたな」
「そういえば、そんなこと言っていたような」
と思い出してもらえます。
関係するかもしれない人の潜在意識の中に情報を入れておくことでピンチを避けることに繋がるかもしれません。
直接関係していれば、もちろんそれが重要ですし、直接関係していなくてももし関係したその時に潜在意識の中から呼び出してもらえば良いです。
結果的に関係しなかったら、どうせ忘れられるから別に気にする必要はないです。
ただあまり、他部署の上司に連絡し過ぎないよう気をつけましょう。
例えば、営業担当にメールで問い合わせる時に、CCで営業担当の上司まで入れてしまうと、営業担当者の情報共有漏れをチクるように見られる可能性があります。
そう見られてしまうと、営業担当との信頼関係を損ねてしまうので、注意が必要です。
みんながなんとかしてくれる
少し過剰気味に、少し広域気味に説明しておけば、誰かが気付きます。
誰かが思い出します。
だから自分が忘れても大丈夫。
真面目な話、自分はそれが非常に多いです。
最近、パートさんからの依頼は
「忘れるから今やる」
or
「覚えてたらやります、忘れてたら言って」
で引き受けます。
忙しいから忘れる。
しゃーない。
「みんながなんとかしてくれる」
「あと、よろしくー」
自分が忘れても大丈夫な体制の為の、情報共有をしましょう。
だって、忘れるからね。
ご指摘等あればコメント等いただけると助かります。
ゲ２のメモ帳では、ゲ２によるゲ２の為のメモをついでに投稿しています。
よろしければ、他のメモもどうぞ。
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